退休计划发起人文件保留建议
多年来你一直在赞助一项退休计划, 这意味着这些年来你可能收集了大量的纸张. 在某些时候，你会发现自己在问这些文件有多长, 无论如何，文件和表格必须保存?! 好吧, 根据ERISA第107条, 计划管理员必须保留所有必要的报告和披露文件 自申请日起的六年期间. 但这还不是全部. ERISA第209条要求雇主保留与福利计划确定有关的记录 无限期地. 员工计划涵盖养老金资格, 年金, 利润分成和股票红利计划, ira, SEPs, 单一的, 免税年金和457计划. 让我们再深入一点.
ERISA第107条规定的文件保留
以下用于支持申报的报告和披露记录应在纳税表5500提交日期后至少保留6年，包括, 但不限于:
- 表格5500，包括所有需要的时间表和附件
- 所有财务报告和支持文件
- 经审计的财务报告
- 裁定信申请和国税局裁定信
- 员工沟通要求
- 精算报表及估值
- 非歧视和覆盖测试
- 保真债券承保证明
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ERISA第209条规定的文件保留
下列福利确定记录应保留 无限期地 包括但不限于:
- 计划文件和所有相关项目
- 用于确定资格的人口普查文件和所有相关的支持项目, 归属与利益
- 参与者账户记录和精算效益分析(聘用日期), 终止资格日期, 补偿, 供款选择表格, 等.)
- 信托文件
- 受益人指定或合格的家庭关系令
- 计划发放，贷款和取款记录
的风险
未能在任何计划年度保留所需的记录可能导致每位受影响的员工被处以10美元的民事罚款, 除非证明故障是由于合理原因造成的.
准备好走向数字化?
将记录转换为数字格式是清理文件柜空间的好方法. 只要记住，如果你决定走这条路，还要遵守一些额外的规则. 作为计划保荐人，只要符合以下条件，您就可以保留电子记录:
- 电子系统有合理的控制，以确保完整性, 真实性, 记录的准确性和可靠性.
- 记录应保存在合理、安全、方便查阅的地方，以便随时查阅或检查.
- 它们必须转换成可读的硬拷贝，以满足ERISA标题1的报告和披露要求. 档案保存制度不得损害计划发起人遵守上述要求的能力.
- 这些记录必须妥善管理. 必须建立和保持可接受的记录管理实践.
文档保留概述
所以，回到手头的问题，多长时间? 根据记录的类型，它可能是无限期的. 另一个问题是如何保存这些文件? Physical storage can be cumbersome and expensive; so electronic storage is a popular option for some or all of their plan records. 尽管对保存电子记录没有任何绝对的限制, 有几件事需要考虑.
首先，保持你的记录易于查阅. 如果心怀不满的员工正在请求文档，那么检索信息的不合理延迟可能会产生负面影响. 也, 除非电子媒体能够清楚地复制该标记，否则具有公证章等区别标记的记录应以硬拷贝形式保存.
无论您如何维护您的记录-不要忘记安全的重要性. Plan records include everything an identify thief needs; so ensure your storage method is secure.
By Darlene Finzer, CPA, QKA, CSA 费城(新)